در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم در هنگام ایجاد حساب بعد از وارد کردن اطلاعات جزئی حساب مانند تماس، موبایل، آدرس و... بعد از انتخاب دکمه ذخیره از شما پرسیده می‌شود که «آیا می‌خواهید به دفتر تلفن اضافه شود؟» در صورت انتخاب بله اطلاعات وارد شده برای حساب به عنوان یک مخاطب در دفتر تلفن نیز ذخیره می‌شود و شماره حساب در محل کد در دفتر تلفن قرار می‌گیرد. در پایین‌ترین قسمت اطلاعات جزئی نرم افزار حسابداری مربوط به معرفی حسابها دکمه‌ای با نام دفتر تلفن وجود دارد و با انتخاب آن در صورت وجود مخاطب برای حساب در دفتر تلفن، اطلاعات مخاطب حساب نمایش داده می‌شود. بعد از ثبت در دفتر تلفن با هر تغییری در اطلاعات جزئی (اطلاعات مشترک با دفتر تلفن) حسابها، اطلاعات موجود در دفتر تلفن هم تغییر خواهد کرد.
با استفاده از امکان دفتر تلفن نرم افزار حسابداری حسابگر میتوانید اطلاعات مخاطبانتان را مشاهده نمایید. همچنین در دفتر تلفن امکان جست و جو وجود دارد.
دفتر تلفن از مسیر اطلاعات پایه > دفترچه راهنمای تلفن یا با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + N قابل دستیابی است.
توجه داشته باشید که در دفتر تلفن امکان ایجاد مخاطب جدید بدون حساب نیز ممکن است. برای ایجاد یک مخاطب جدید روی دکمه جدید کلیک کنید و در تب اطلاعات کلی اطلاعاتی مانند نام خانوادگی، نام، مجموعه اصلی، عنوان، نوع تلفن، تلفن، موبایل، فکس، کد، تلکس، وب‌سایت، آدرس، ایمیل، شماره حساب، تاریخ تولد، توضیحات و... را وارد نمایید و در نهایت روی دکمه ذخیره کلیک کنید. در این بخش فیلد نوع برای دسته‌بندی اشخاص و یا توضیح مختصری درباره آن‌ها قابل استفاده است.
امکان ویژه دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری حسابگر نسخه 10:
امکان ویژه اضافه شده به دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری نسخه 10 امکان تعریف مخاطب به صورت چند سطحی است. ثبت اطلاعات مخاطب‌ها به صورت چند سطحی برای تعریف مخاطب‌هایی که زیر مجموعه یک واحد می‌باشند، قابل استفاده است. ابتدا اطلاعات مربوط به مجموعه اصلی برای مثال یک شرکت را وارد کنید و دکمه ذخیره را انتخاب نمایید. سپس اطلاعات مربوط به زیر مجموعه‌های مجموعه اصلی به عنوان مثال کارکنان شرکت را وارد نمایید و در بخش مجموعه اصلی، برای هر کدام از زیرمجموعه‌ها، مخاطب مجموعه اصلی خود را انتخاب نمایید. همچنین در بخش نوع نیز قادر به ثبت سمت کارکنان آن شرکت نیز هستید. در پایین‌ترین بخش تب اطلاعات کلی دفتر تلفن شاهد جدولی با عنوان جزییات هستید که در این جدول اطلاعات مربوط به سطح‌های زیرین یک مخاطب نمایش داده می‌شود.
· امکان جست‌وجو بر اساس انواع فیلدها و یا جست‌وجو در تمامی فیلدها با استفاده از دکمه فیلتر در دفتر تلفن امکان‌پذیر است.
· در نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر گزارشات > گزارشات کلی شرکت > دفتر تلفن میتوانید گزارش‌های مربوط به دفتر تلفن خود را مشاهده نمایید.
· توجه داشته باشید که در دفتر تلفن با ایجاد مخاطب جدید، حساب متناسب با مخاطب در درختواره حسابداری تعریف نمی‌شود.